Délais de chiffrage pour les EMS

L’approche différenciée pour accroître l’efficacité commerciale

Dans une Première partie, nous traiterons le sujet suivant, en plusieurs points: Quelle est la situation actuelle ?

  1. Respecter le délai de remise des devis : la quête du Graal

  2. Processus de chiffrage

  3. La réalisation des devis : un travail ingrat

  4. Management des ressources humaines

Quote lead time

Respecter le délai de remise des devis : la quête du Graal.

Respecter le délai de remise des devis : la quête du Graal. Ce n’est un secret pour personne : être le premier à remettre le devis à un client est un facteur clé de succès. Certains EMS indiquent même que cela porte à 80% les chances de remporter l’affaire!

Assez souvent les délais objectifs pour remettre un devis sont de deux semaines maximum. Régulièrement, nous entendons de la part de nos clients : « Il y a trois mois nous avions réussi à nous mettre à jour de nos devis, mais aujourd’hui nous sommes à nouveau en retard ».

OK 20%
En retard 80%

Sur le respect du délai objectif, la situation est assez variée. Cela dépend de la charge de travail, mais aussi de délai objectif défini ! Un des challenges majeur consiste à maitriser le processus et d’assurer une constance dans les délais. Dans certains cas, les réponses peuvent être rapides, avec des délais inférieurs à une semaine; mais cela demande souvent un surcroit d’énergie et de mobilisation des ressources.

Processus de chiffrage

Selon les organisations on trouve la plupart du temps deux modes d’organisation :

Avantages  Inconvénients

Approche deviseur projet

Le devis est pris en charge
dans son intégralité par une
seule personne
  • Maitrise du délai de
    réponse plus facile
  • Difficulté pour trouver
    des ressources liée avec
    une large compétence

Approche acheteur famille

Les différents postes à
chiffrer sont repartis entre
plusieurs acheteurs
spécialisés par famille
d’achats
  •  Expertise plus forte sur
    chaque famille achats

 

  • Limitation de la charge
    requise par acheteur
  •  Coordination de
    plusieurs personnes
    pour réaliser le devis

 

  • Complexité accrue de
    manipulation de des
    données (Distribution,
    Consolidation)

Dans la plupart des cas, le processus de chiffrage est supporté par un modèle Excel unique, généralement assez élaboré, qui permet d’effectuer le chiffrage de la part main matière et de la part main d’oeuvre. Certains modèles plus complexes, permettent de rassembler plusieurs produits dans le même fichier.

La réalisation des devis: un travail ingrat

Les personnes en charge des devis mettent beaucoup d’énergie pour réaliser le chiffrage dans les meilleurs délais (en même temps que d’autres devis bien sûr). Envoyer des RFQ aux fournisseurs, relancer, collecter d’innombrables données, synthétiser toutes les informations, pour remettre l’offre. Trop souvent, la conclusion est : « C’est trop cher », « On est en retard » ou encore « il faudrait chiffrer une autre quantité »

Management des ressources humaines

Pour le manager en charge de cette activité, la gestion des ressources humaine est un problème délicat. Pour réaliser un devis de bonne qualité, il faut mobiliser des ressources possédant un niveau technique confirmé, ainsi qu’une bonne connaissance du marché fournisseur. Ce doit être une personne rigoureuse et organisée.

Les acheteurs sont bien sûr les ressources les plus adaptées, mais ils préfèrent généralement les activités de négociations de marchés d’approvisionnement et de commandes. Une activité de devis importante risque d’être un facteur de démotivation et de turnover.

Il y a bien sur la problématique de coût des ressources pour cette activité. Sur l’ensemble des devis réalisés, le taux de transformation peut descendre jusqu’à 15% seulement. Il en résulte un coût des ventes significatif.

Fin de la première partie : L’approche différenciée pour accroître l’efficacité commerciale

Après cet état des lieux de la situation actuelle des délais de chiffrage pour les EMS, nous aborderons les attentes du client dans une deuxième partie.