Les achats de pièces sur plan (mécanique, PCB) constituent un enjeu majeur, tant sur le plan économique que sur le plan de la qualité. En contact avec de nombreux acheteurs, dans différents pays, il apparait que les pratiques ainsi que les problématiques rencontrées sont très similaires.

Chapitre 1 : Les processus de consultation des pièces sur plan

Chapitre 2 : Problématiques & Voies de solutions

Chapitre 1 : Les processus de consultation des pièces sur plan

Dans le premier chapitre, nous vous présentons une synthèse sur les pratiques, processus opérationnels mis en œuvre par les acheteurs que nous avons rencontrés. Dans le second chapitre, nous nous donnerons un résumé des difficultés rencontrés et des voies de solutions et d’amélioration envisagées.

1. Préparation de la consultation

La préparation de la consultation débute avec la fourniture des spécifications techniques. Elles sont fournies généralement par mail, par le service commercial ou par la R&D. Elles consistent en un lot de plans mécaniques, des fichiers 2D ou 3D (au format DXF ou STP), complétés éventuellement par des plans visuels en PDF.

Les consultations comprennent souvent plusieurs pièces. Une « mini BOM » Excel va, dans le meilleur des cas, synthétiser cette liste d’articles, donner des informations clés telles que la technologique de fabrication (injection plastique, emboutissage), pour permettre à l’acheteur d’adresser les pièces ad-hoc aux bons fournisseurs. Des images des différentes pièces sont parfois ajoutées pour faciliter le travail de l’acheteur et du fournisseur.

Les éléments complémentaires généraux sur le projet (application, client final le cas échéant) et sur les hypothèses de consultations (quantité annuelle, durée du marché, date de début de la production, planning objectif, processus de qualification), sont donnés à part.

Classement et vérification des informations

La première tâche de l’acheteur consiste à classer et organiser tous ces documents. C’est-à-dire les stocker dans le répertoire adéquat, localisé dans une arborescence de dossiers généralement touffue, requérant un nombre de clic significatifs pour accéder au bon répertoire. Certains renommeront les fichiers pour les structurer et assurer un minimum de traçabilité.

En même temps que l’acheteur procède à cette collecte de documents, il va généralement s’assurer qu’il dispose de toutes les données nécessaires pour pouvoir engager la consultation.

Formulaire de consultation

La plupart des acheteurs disposent de formulaires standards de consultation, qui diffèrent selon les familles d’achat. Le formulaire de consultation reprend les différents articles à chiffrer, les données que le fournisseur doit communiquer afin de permettre à l’acheteur d’analyser son offre.

S’agissant de pièces sur plan, les bonnes pratiques veulent que l’acheteur obtienne une décomposition des coûts du fournisseur, afin d’évaluer avec plus de précision la pertinence d’une offre (démarche de « Should Cost Analysis »). Aussi, trouve-t-on régulièrement des formulaires de décomposition de coûts parfois très élaborées, que le fournisseur va devoir remplir. Par exemple : le coût des matières premières (la quotepart), le détail des moyens de production mis en œuvre (presses d’injection), le nombre d’empreintes dans un moule ou encore la durée du cycle de fabrication.

Les formulaires de décomposition des coûts vont devoir être préparés pour chacune des pièces. Ils seront ensuite stockés dans le répertoire de la consultation, augmentant le travail de manipulation de données.

2. Envoi des consultations aux fournisseurs et suivis

L’envoi des consultations aux fournisseurs est fait, sans surprise, par email.

Tous les documents préalablement préparés vont devoir être envoyés par mail à chaque fournisseur. Cette étape pose souvent des difficultés liées à la taille des fichiers. Il peut être  nécessaire de scinder l’envoi de la consultation au fournisseur en plusieurs emails, multipliant les manipulations pour l’acheteur, mais aussi pour le fournisseur.

Les fournisseurs ne répondant pas toujours dans les délais demandés, il est indispensable d’assurer un suivi des réponses et de relancer ceux qui sont en retard.

3. Réception des offres fournisseurs

La réception des offres consiste à :

  • Enregistrer les offres (les pièces jointes) dans le répertoire de la consultation, pour des raisons évidentes de traçabilité.
  • Vérifier que le fournisseur a correctement rempli le formulaire de consultation (Fourni les données obligatoires, et respecté les formats de données attendus) et de décomposition des coûts.

Concernant les emails des fournisseurs, ils sont rarement classés faute de temps (il est commun pour les acheteurs d’avoir une boite de réception comportant plusieurs milliers d’emails). Cette pratique pose par ailleurs un problème important pour les entreprises. En effet, tous ces emails qui restent dans les boîtes de réception sont des données importantes, en cas de litige par exemple. Or, elles ne sont accessibles que par l’acheteur lui-même, le problème peut devenir critique si ce dernier quitte l’entreprise.

4. Compilation et analyse des offres

La pratique courante est de compiler les différentes offres fournisseur dans un tableau excel afin de faciliter l’analyse. Dans ce fichier, on retrouve par exemple : les prix unitaires, les frais d’outillage, mais aussi les commentaires importants sur l’offre du fournisseur concernant la fabrication d’une pièce.

En injection plastique, on parlera du nombre d’empreintes dans le moule, ainsi que de la durée de vie du moule, qui se compte en nombre de pièces fabriquées.

Recopier toutes les données de chaque offre fournisseur dans une seule feuille est non seulement une tâche chronophage, mais aussi une source potentielle d’erreurs de saisie. Cela demande donc une grande vigilance de la part de l’acheteur, car les erreurs peuvent être lourdes de conséquence.

Ce tableau de comparaison va servir de base de travail pour l’analyse et le choix de l’offre retenue.

5. Choix du fournisseur

Très souvent, le choix n’est pas de la seule responsabilité de l’acheteur. Des réunions sont organisées pour réunir les différents acteurs clés impliqués dans le projet : la R&D, le Service commercial entre autres.

Il est fréquent de solliciter également les services Logistique et Qualité, qui apporteront plutôt un avis vis-à-vis du fournisseur, plus sur le plan opérationnel. Le choix se fait dans une approche de Coût Global (ou TCO pour « Total Cost of Ownership »)

Les modifications techniques

Le processus présenté ci-avant est le processus d’achat standard, tel qu’il est censé se dérouler dans une entreprise. Dans la pratique, ce n’est pas aussi linéaire. Pendant le processus de consultation, ou après, il y a presque toujours des modifications qui nécessitent de réviser la consultation.

  • Les modifications techniques (Engineering Changes) : ce sont des modifications dans les spécifications techniques, qu’elles soient issues de la R&D ou du client qui nécessitent d’actualiser les prix.
  • Les pièces complémentaires : ce sont des pièces ajoutées en cours de processus, car elles n’étaient probablement pas prêtes ou disponibles au moment de l’envoi de la consultation.

Dans les deux cas, toutes les étapes du processus nécessitent d’être revues pour chacune de ces révisions : les offres, les analyses, les consultations, les spécifications.
Cela requiert de la part de l’acheteur beaucoup de rigueur dans la gestion des données, ainsi que dans la gestion de la traçabilité afin d’éviter les erreurs ou les confusions; que ce soit par lui ou les fournisseurs.