Bill Of Material > Request For Quotation : La Patate Chaude

Buymanager RFQ BOM

C’est le point de départ de la plupart des demandes de prix aux fournisseurs : la BOM (Bill Of Material). Issue du donneur d’ordre (fabriquant, équipementier, bureau d’étude) elle sert de base aux consultations des fournisseurs.

Sur le fond, les nomenclatures (Bill Of Materials), contiennent toutes la description des composants, la quantité et les références homologuées. Cependant, sur la forme, si presque tout le monde utilise Excel comme support, chaque entreprise dispose de son propre format de nomenclature. L’ordre et le nom des colonnes peuvent évidemment varier, mais c’est surtout la structure de la BOM qui est amenée à différer.

  • Sources homologuées présentées en colonne

  • Sources homologuées dans la même cellule

  • Mono-niveau ou multi-niveau

  • BOM R&D avec une ligne par repère topologique

  • Sources homologuées en ligne

La référence fabricant précise : la quête du Graal

Le principal problème réside dans la référence fabricant. Disposer de la référence fabricant est essentiel pour chiffrer et acheter, mais elle est souvent incomplète ou incorrecte. Cette référence n’est pas toujours isolée dans une seule et unique colonne, elle est souvent combinée avec la description ou encore sans la mention du fabricant. Par exemple « RECEIVER LT1328CMS8 MSOP ».

Le problème des résistances et capacités

Les résistances et les capacités céramiques représentent souvent 40% à 60% des lignes de la nomenclature, mais ne constituent souvent que moins de 10% du coût. S’agissant de commodités fortement standardisées, il est particulièrement fréquent que la spécification dans la BOM se limite à « 100k 0603 5% ». Le travail de détermination de la référence fabricant devient alors fastidieux. Il arrive que des fournisseurs donnent des matrices de prix en fonction des caractéristiques à leurs clients; il reviendra donc à ces derniers, le travail d’identification des caractéristiques à partir des descriptions.

« De plus en plus de distributeurs disposent d’outils internes permettant d’automatiser le travail de chiffrage à partir d’un fichier Excel, bien structuré; ce qui n’est pas le cas le plus fréquent.« 

High-Mix Low-Volume : l’optimisation est nécessaire

Avec une activité de plus en plus tournée vers le High-Mix Low-Volume, le coût de traitement des demandes de prix vis-à-vis du chiffre d’affaire augmente de plus en plus. Les distributeurs de composants qui se trouvent en fin de chaîne, recherchent donc des solutions pour optimiser le traitement des demandes de prix.

Traitement des RFQ : trop de travail à faible valeur ajoutée pour les distributeurs

De plus en plus de distributeurs disposent d’outils internes permettant d’automatiser le travail de chiffrage à partir d’un fichier Excel, bien structuré; ce qui n’est hélas, pas le cas le plus fréquent. La mise forme des fichiers Excel RFQ est alors assurée par les équipes commerciales sédentaires, représentant une charge de travail significative, parfois réalisée off-shore.

Répondre plus rapidement : la quadrature du cercle

Le délai de traitement des demandes de prix lié à leur mise en conformité devient un véritable frein au développement commercial.

Quelles sont les axes d’améliorations ?

  1. La normalisation des demandes de prix

Recevoir des demandes de prix standardisées et surtout avec des données structurées, constitue un levier majeur d’amélioration.

 

  1. La réduction du nombre de demandes de prix

Fournir des tarifs négociés complets (fichiers Excel) au client afin qu’il soit autonome, est une solution mise en œuvre, mais elle pose des problèmes de mise à jour, de confidentialité. Elle n’est pas forcément pratique à utiliser non plus.

 

  1. Les échanges de données informatisés

Initiée par les cataloguistes (Digikey, Mouser…), la mise à disposition de Services Web permet au fournisseur de répondre automatiquement à une demande de prix en utilisant un protocole d’échange de données (Application Protocol Interface – API). Toutefois, cela requiert l’utilisation d’un logiciel par le client, disposant de la connexion API avec chacun des distributeurs concernés.

 

  1. Utilisation d’un logiciel de e-Sourcing

Les logiciels de e-Sourcing tels que Buymanager, permettent d’automatiser et standardiser les demandes de prix. Ils permettent  également de réutiliser les prix obtenus, réduisant ainsi le nombre de demandes. Enfin, ils permettent d’automatiser les demandes de prix en utilisant les Web Services des fournisseurs.